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        檔案數字化建設的意義

        時間:2022-04-21 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

          互聯網技術的發展使得各行各業的信息化與數字化建設更為緊迫,在此時代背景下,各地文化館也紛紛借助信息技術進行檔案的變革管理,特別是積極推進檔案的數字化與信息化建設。改變傳統的檔案管理手段,將紙質檔案轉變為數字化資源,以現代信息技術的發力實現檔案管理實效的提升,讓檔案管理更規范、更高效。

        檔案數字化建設的意義

          檔案數字化建設的意義

         ?。ㄒ唬┨嵘龣n案管理時效

          檔案管理工作內容繁復,特別是信息時代信息量激增,檔案管理的壓力可想而知。檔案管理人員往往耗費大量的時間和精力去做基礎的檔案整理工作,且常常出現工作疏忽,無法保證檔案管理的質量。而引入數字化、信息化技術與模式,提升了檔案管理效率,確保了檔案管理的完整性,檔案管理更富實效。

         ?。ǘ﹥灮瘷n案服務

          文化館作為服務機構,其檔案管理也必須突出服務價值,而數字化、信息化建設使得檔案資源服務得到持續優化,實現檔案信息的及時傳遞,實現檔案資料的互通共享,使得檔案服務能力顯著提升。檔案數字化資源可以重復利用,方便傳輸,擺脫了檔案使用的時間與空間限制,使得檔案管理時效和質量雙提升,檔案使用者檔案使用體驗更優。

         ?。ㄈM足用戶檔案數據需求

          文化館檔案的數字化、信息化建設也滿足了用戶對檔案數據的需求。當前用戶需求更為多元,以數字化與信息化建設統籌檔案管理與服務,應用數據分析技術總結用戶對檔案數據的現實需求,堅持用戶服務為導向,實現檔案數據的高效整合,帶動檔案信息的互聯互通,方便用戶檔案查閱與使用,使得檔案服務更加人性化與高效性,大大提升了檔案用戶的滿意度。

          文化館檔案數字化與信息化建設的路徑

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          制度是規范,是約束,更是檔案數字化與信息化建設實效獲得的保障。以規范化的檔案管理制度優化檔案管理流程,明確檔案數字化與信息化建設標準,確保檔案數據的安全可靠。應根據檔案管理實際情況,多方統籌,使得檔案數字化與信息化建設質量更高。具體而言,要確保檔案管理標準的統一化,使得檔案信息網絡更加暢通,信息資源高度共享。要確保檔案數字化建設有章可循,以數字化為信息化建設導向,提供更優質、更精準的檔案信息服務。

          在文化館檔案數字化與信息化建設中制定檔案管理工作標準、檔案數字化規范、檔案保管保密制度、檔案查閱及利用規范等-使得數字化檔案管理思路清晰、框架明確、流程簡化、規范有序。配合落實好文化館工作人員的責任,要求其對部門的活動資料按照規范的格式要求整齊完備地交給檔案管理人員,由檔案管理人員按照管理要求嚴格地審核與規范加工,并對每日的檔案整理情況進行公示,配合定期檢查,使得文化館檔案數字化與信息化建設在各項規章制度的約束下規范有序地運行。

         ?。ǘ┓e極引進與應用信息化技術

          文化館檔案數字化信息化建設的穩步推進需要信息技術的支持,積極運用現代信息技術以促進文化館檔案管理信息化建設程度更高,數字化建設實效更明顯。從數字化總體規劃設計的制定到數字化設備的選型再到軟件開發、查詢管理、安全保護等各項工作,都需要結合文化館的實際運營情況,結合檔案管理的既定要求,結合檔案信息化數字化建設的大趨勢穩步推進,構建更為完善的檔案管理信息系統。

          以檔案管理信息系統強大的擴展性與可在線擴容性,滿足事業單位職能變化需求。要確保檔案管理信息系統具備較高的可靠性,比如以磁盤陣列產品在結構上的完全冗余設計,減少單點故障發生率;又如采用光纖磁盤陣列產品,實現檔案軟件系統的定期在線升級優化;再如基于Web Browser圖形管理界面,帶來友好的人機交互體驗。在文化館檔案數字化信息化建設中可基于檔案管理的相關條款和其業務特點要求,開發適合其自身的數據庫管理系統,滿足文化館各項展覽展演、文化培訓、日常會議等資料的檔案化加工與處理。

          并配合專業的數據存儲服務器,邀請專業人員教授檔案管理人員如何使用系統,使得其能游刃有余地借助信息管理系統做好文化館的檔案管理工作,以及進行簡單故障的處理。此外,要重視檔案信息的安全性建設,使用多個服務器管理,部署好查詢權限等,將高價值或帶有保密性質的檔案資料重點關注與保護,配合嚴格的檢查與安全的防護,使得檔案的安全性更有保障。

         ?。ㄈ┐蛟旄咚刭|的檔案管理隊伍

          文化館檔案數字化與信息化建設要想落到實處,取得實效,必須有高素質的檔案管理隊伍作為保障。檔案管理的數字化、信息化建設要求檔案管理人員必須思想創新,技能過關。檔案管理人員要自覺樹立檔案信息化、數字化建設意識,認識到數字化與信息化建設的必要性,積極參與到數字化與信息化建設中。

          此外,文化館其他工作人員的意識強化也必不可少,文化館內部各部門應積極配合,達成檔案數字化、信息化建設的共識,檔案數字化與信息化管理的價值才能最大限度突顯。能力素質方面,檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業知識,還要具備信息化素養及數字化檔案管理實操技能。

          文化館要加強教育培訓,讓檔案管理人員掌握數字化實操技術以及先進的知識與理念。加強對檔案管理人員的職業道德教育,使得其具備檔案數字化、信息化建設的責任感與使命感,具有奉獻精神、服務精神,發揮主觀能動性,創新檔案管理模式,推進文化館檔案管理的持續優化。在檔案管理隊伍建設之外,還要關注檔案管理設備的創新選用,如高性能的硬件設備,以提高數據處理效率。

          鑒于高速掃描儀、PC機、文本轉化器、單反相機、智能錄入儀等,必須針對檔案管理人員進行實操演示與操作指導,使得其靈活地使用各項技術高效地開展檔案管理工作,這也是檔案數字化信息化建設的關鍵所在。

          對于文化館建設發展來說,檔案的科學運用是其服務價值突顯和內部運營優化的關鍵,而檔案的科學運用需要積極推進檔案的數字化與信息化建設。應多管齊下、多措并舉地實現檔案管理領域改革的創新,推動文化館檔案管理的現代化建設。文化館檔案數字化、信息化建設不是一蹴而就的,需要深入的研究與持續的努力,改變傳統的檔案管理思路和模式,提升檔案管理與利用的價值,提升文化館的時代影響力,推動文化的大發展和大繁榮。

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