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        檔案數字化加工方案

        時間:2022-04-25 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

          檔案的價值就在于附著于載體之上的檔案信息,檔案信息和檔案載體真實得記錄著歷史過程。檔案數字化加工方案安全主要包括兩方面,一方面是檔案載體安全,確保檔案載體不因物理環境、時間等因素而發生變化,另一方面就是檔案信息內容的安全,確保在檔案利用、信息化管理、數字化過程中不泄露。

        檔案數字化加工方案

          檔案數字化加工方案

          一、《中華人民共和國檔案法》第五章檔案信息化建設

          第三十五條各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃,保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

          檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設,并采取措施保障檔案信息安全。

          二、《機關檔案管理規定》(國家檔案局發布第13號令)第四節保管與保護

          第三十七條機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

          機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練,以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

          第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查,定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查,發現問題應當及時處理,并建立檢查和處理情況臺賬。

          第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整,盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作,必要時進行復制備份,做出修復說明。

          三、《紙質檔案數字化規范》(DA/T31-2017)

          4總則

          4.3應采取有效的管理和技術手段,確保紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律,真實反映檔案內容,最大程度地展現檔案原貌。

          4.5應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。

          4.6加工涉密檔案時,應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

          5.組織與管理

          5.1機構及人員

          5.1.2為強化數字化工作的安全性,應加強對外聘工作人員的審核。

          5.2基礎設施

          5.2.2加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全管理的設施設備。

          5.2.3應合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備,確保設施設備安全、先進,能夠滿足數字化工作的需要。

          5.3工作方案

          5.3.2紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。

          5.4管理制度

          5.4.1應制定科學化、規范化的管理制度,并在工作過程中嚴格執行,以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。

          5.4.2紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。

          5.5工作流程控制

          5.5.1應依據相關的法律法規和各類技術標準,制定相關的工作流程和各環節操作規范等,對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制,確保數字化成果質量。紙質檔案數字化流程示例參見附錄A。

          5.5.2應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。

          5.7檔案數字化外包

          5.7.1紙質檔案數字化工作如需外包,檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質

          5.7.2在項目實施過程中,應依據《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發[2014]7號),從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。

          5.7.3檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導,完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。

          四、檔案載體的安全

          1、合理設置檔案庫房,根據不同材質的檔案分類管理,有針對性的做到恒溫恒濕,減少外界環境因素對檔案的侵蝕。

          2、定期對檔案庫房進行全面檢查,對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體,采取搶救措施,使用安全、科學的檔案保護技術進行修復和復制。

          3、入庫前做好除塵、殺菌工作,減少紙張的磨損、腐蝕。

          4、開展檔案數字化工作,有計劃有步驟的對檔案進行全文數字化,減少檔案原件的使用。

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          五、檔案信息內容的安全

          1、制定規章制度,嚴格按照審批流程調閱利用檔案。

          2、嚴格管理參與數字化工作的外包服務企業和人員,審查公司和人員身份,簽署保密協議,加強教育引導,強化保密思想意識。

          3、檔案數字化過程中,加強對使用設備的管理,硬件設施如封閉安全機箱,軟件設施如殺毒軟件、終端安全管理系統,封閉USB等外接端口,確保信息內容不外泄。

          4、局域網、政務網、互聯網做到三網分開,物理隔離,定期檢查。

          5、妥善保管個人系統賬戶,使用強口令密碼,不對外泄露賬號密碼。

          6、嚴格管理調閱利用過程,非經許可不準許拍照、錄像、復印、摘抄等操作。

          信息安全工作,三分靠制度約束,七分靠落實執行,枯燥的流程化工作會讓人產生厭倦疲憊情緒,進而出現安全隱患。這就需要管理者有著高度的責任感、使命感,能夠及時發現問題,做好引路人,將安全隱患消滅于萌芽狀態。

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